Rijksmuseum Research Services – professionalisering depots

by

Nadat de grote verhuizing van de kunstcollectie uit externe depots naar het Collectie Centrum Nederland in Amersfoort succesvol werd afgerond, richtte het Rijksmuseum de aandacht op de toekomstige indeling en gebruik van de depotruimtes onder het Rijksmuseum. Naar verwachting raken de de depots van Research Services rond 2025 vol en is de ruimte niet meer toereikend zijn om toekomstige aanwas te huisvesten. Anderzijds is er vanuit andere afdelingen behoefte aan extra ruimte voor het faciliteren van tentoonstellingen en andere publieksactiviteiten.

In 2023 maakte de directie van het Rijksmuseum bekend dat de collectie van Research Services grotendeels onder zou worden gebracht in een extern depot. De publieksdienstverlening van de Research Library blijft plaatsvinden vanuit de lees- en studiezaal in de Cuypersbibliotheek.

Het Hoofd Research Services heeft de Melker & Partners gevraagd om het programma te leiden voor de voorbereiding van de collectie op de verhuizing en de daadwerkelijke verhuizing. Gedurende 2023 zijn delen van de collectie verhuisklaar gemaakt en zijn de nieuwe werkprocessen rondom het werken op bilocatie ontworpen. In de lente en zomer van 2024 is een groot deel van de collectie verhuisd naar een nieuw depot in Amsterdam Noord. De dienstverlening start weer volledig in het najaar van 2024.

Masterplan voor de Universiteitsbibliotheken Leiden

by

In de zomer van 2021 heeft het managementteam van de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) ingestemd met het voorstel om het beheer van de bijzondere collecties verder te professionaliseren. het  project Verbetering Depots t.b.v. de Bijzondere Collecties ging in het najaar 2021 van start. Doelstelling van het project is om binnen een periode van 9 maanden een eerste grote verbeterslag te maken op het gebied van het collectie- en depotbeheer van Bijzondere Collecties.

UBL vroeg voor fase 1 van het project advies aan de Melker & Partners (dMP) bij het komen tot uitgangspunten, eisen en wensen voor professioneel collectiebeheer. De wensen en eisen vormen de basis voor het Masterplan voor organisatorische professionalisering en de herinrichting van de depotruimtes van Bijzondere Collecties.

 

 

Centraal Museum Utrecht: Huisvestings- & organisatieadvies

by

In december 2020 gaf de gemeenteraad van Utrecht groen licht voor de bouw van een (gezamenlijk) nieuw depot voor het Centraal Museum, Utrecht, Erfgoed, Museum Speelklok en het Universiteitsmuseum. In dit nieuwe depotgebouw krijgen de collecties van deze instellingen een plek, evenals een aantal aan de collectie gebonden werkzaamheden. Als eerste stap in de realisatie van dit nieuwe gebouw zijn de behoeften van alle gebruikers vastgesteld in de vorm van een overzicht van het beoogde ruimtebeslag. In de volgende fase dient dit nader te worden uitgewerkt tot een ontwerp voor het nieuwe depotgebouw.

In de plannen voor het nieuwe depotgebouw is voor het Centraal Museum rekening gehouden met een aantal werkruimtes, waaronder een werkplaats voor de technische dienst(en). In het ontwerptraject zal het Centraal Museum de wensen en behoeften ten aanzien van deze ruimte concretiseren. In dat verband gaf het Centraal Museum de Melker & Partners de opdracht om een aantal huisvestings- en organisatievraagstukken te onderzoeken en een advies uit te brengen. dMP heeft op basis van het onderzoek 3 huisvestingsscenario’s en 3 organisatiescenario’s onderscheiden. De scenario’s zijn vervolgens beoordeeld op wenselijkheid en haalbaarheid en op basis van de beoordeling is er een advies uitgebracht aan het MT van het Centraal Museum.

Het Centraal Museum beschikt met de onderzoeksuitkomsten over objectieve informatie die richting kan geven aan besluitvorming omtrent het nieuwe depotgebouw en de daar aan verbonden veranderingen in de huisvesting en organisatie.

 

front foto: bezit van Centraal Museum Utrecht

JMW: Integraal plan & Uitvoering Archiefbewerking

by

Stichting Joods Maatschappelijk werk heeft anno 2020 de taak op zich genomen te moderniseren en haar rol in de maatschappij opnieuw te definiëren. De organisatie streeft naar een duurzame toekomst waarin ze de Joodse gemeenschap in de breedste zin van het woord ondersteunt. Ze wil nog meer dan voorheen functioneren als een ongebonden expertise- en informatiecentrum in Joods Nederland. JMW wil vanuit deze ambitie haar archief breed onder de aandacht brengen van professionele wetenschappelijke gebruikers en het brede publiek.

dMP is gevraagd om JMW te helpen deze ambitie te helpen realiseren, te beginnen met een integraal plan archiefbewerking in lijn met de opnieuw gedefinieerde missie. Het enorme JMW archief (400 m1) , dat sinds de oprichting in 1946 is opgebouwd, bestaat deels uit eigen en deels uit aan JMW overgedragen archief. Door de jaren heen hebben verschillende archiefbeheerders en archiefvormers zich bezig gehouden met de dossiers, beleids- en organisatiestukken, financiële gegevens en aan het archief gerelateerde documentatie. Tezamen bevatten deze bronnen een schat aan informatie over de naoorlogse Joodse gemeenschap in Nederland en haar geschiedenis. Op dit moment is de bewerking in volle gang.

Uitgelichte afbeelding: Freyda.nl

JMW: advies digitaal informatiebeheer

by

 

Stichting Joods Maatschappelijk werk heeft anno 2020 de taak op zich genomen te moderniseren en haar rol in de maatschappij opnieuw te definiëren. De organisatie streeft naar een duurzame toekomst waarin ze de Joodse gemeenschap in de breedste zin van het woord ondersteunt. Ze wil nog meer dan voorheen functioneren als een ongebonden expertise- en informatiecentrum in Joods Nederland.

In dat licht wil JMW de transitie maken naar digitaal archief- en informatiebeheer. JMW constateert namelijk dat niet alleen voor de interne bedrijfsvoering, maar ook vanuit de buitenwereld er in toenemende mate behoefte bestaat aan het raadplegen van stukken en het verzamelen van informatie, aanwezig in het archief. Om haar doelgroep goed van dienst te kunnen zijn wil JMW beschikken over een optimale informatiebeheer omgeving.

JMW heeft dMP gevraagd om tezamen met een integraal archiefbewerkingsplan, een plan op te stellen voor digitaal informatiebeheer dat een aantal belangrijke vragen beantwoordt over het wat, waar en hoe van het huidig en toekomstig archief- en informatiebeheer.

Uitgelichte afbeelding: freyda.nl
Afbeelding boven: Patricia de Boer

Het Nieuwe Instituut: Depotplan

by

Het Nieuwe Instituut (HNI) heeft van het Ministerie van OCW in 2018 een subsidietoezegging (€ 11 miljoen) ontvangen voor het inlopen van achterstanden in conservering van de collectie van het Rijksarchief voor de NL Architectuur en Stedenbouw.

Het Rijksarchief stond daarmee in het najaar van 2018 voor de opgave om planvorming en uitvoering van de plannen op projectmatige en transparante wijze vorm te gaan geven, binnen de kaders van de subsidiebeschikking ten aanzien van tijd, geld en kwaliteit. Daarbij formuleerde het Rijksarchief de ambitie en intentie om bij de planvorming en uitvoering de positie als expertisecentrum collectie te versterken (of minimaal te behouden) en de interactie met de andere disciplines binnen HNI te intensiveren (bijvoorbeeld in de vorm van productdesign). Voor het opstellen en vormgeven van de deelplannen heeft het Rijksarchief vervolgens een projectgroep samengesteld, die de bovenstaande opgave in concrete uitdagingen en vragen ten aanzien van de depotinrichting en deelcollecties heeft vertaald.

HNI heeft de Melker & Partners gevraagd een ruimtelijk plan voor een efficiëntere depotinrichting op te stellen, waarbij Het Nieuwe Instituut ruimte wint in de berging van met name affichemappen en rollendozen, maar waarin ook rekening wordt gehouden met de realisatie van een koude berging. Hierbij moest rekening worden gehouden met de werkprocessen binnen de depots. Het plan is begin 2019 opgeleverd. dMP werkt nu aan de uitwerking en implementatie van het depotplan.

Onderzoek fotoarchief (privéarchief)

by

In 2018 is dMP gevraagd om onderzoek te doen naar een bijzondere collectie van een privépartij. Het betrof een uniek fotoarchief dat bestaat uit circa 15.000 afdrukken en een onbekend aantal negatieven van in de late negentiende en vroege twintigste eeuw gemaakte foto’s. Het karakter en onderwerp van de foto’s, gecombineerd met de uitzonderlijk grote omvang van het archief, maken het tot een unieke fotocollectie. Vanuit dat gegeven heeft de eigenaar aan de Melker & Partners het verzoek gericht om een Plan van Aanpak voor behoud, beheer en benutting van het fotoarchief te leveren. In het Plan van Aanpak was er speciale aandacht voor onderzoek naar Europese fondsen op het gebied van gedeeld cultureel erfgoed.